Solução de gestão documental integrada

Este sistema está intimamente ligado a todo o Software PHC. Ao configurar pode definir quais as tabelas (clientes, fornecedores, compras, encomendas, correspondência, etc) que poderão ter anexos digitais, ou seja, que poderão ter agregado a cada registo imagens, ou outros ficheiros.

A partir desta definição, poderá adicionar ou consultar os respectivos anexos no ecrã dessa tabela.Anexar documentos a partir de um scanner ou a partir de um ficheiro em disco é muito simples.

Para adicionar documentos ao sistema pode utilizar um scanner (com compatibilidade TWAIN) ou importar directamente a partir de um ficheiro em disco. Pode arquivar qualquer ficheiro reconhecido pelo sistema operativo, desde faxes, imagens, ficheiros PDFs, word e excel ou outros.Este sistema tem vários níveis de segurança. O primeiro nível será o de acesso ao próprio sistema : pode definir exactamente que utilizadores podem aceder ao ControlDoc. Outro nível de segurança é a possibilidade de definir que perfis de utilizadores (conjunto definido de utilizadores) podem aceder a cada pasta (local onde são arquivados os documentos).

A um nível mais detalhado pode ainda definir uma password para o acesso a cada documento. O objectivo deste módulo é acabar com a utilização de papel dentro da empresa. A partir da implementação deste módulo praticamente toda a informação que antes circulava em papel passará a ser gerida por este software de uma forma muito mais eficaz e potente.A informação estará acessível de uma forma organizada, será simples e rápido adicionar os documentos ao sistema e rápida e eficaz a busca de documentos. A partir do documento poderá consultar o respectivo registo no Software PHC, ou seja, por exemplo ao visualizar o documento de uma factura de compra pode de imediato consultar o registo interno desse mesmo documento na área de compras.O processo de arquivo e pesquisa de documentos constituem um dos custos escondidos com maior relevância numa organização. A redução de produtividade provocada pelo tempo de busca de um determinado documento é raramente tida em conta. Com esta solução, estes custos são significativamente erradicados, pois o acesso e busca aos documentos é muito potente e rápido.

Com esta solução a sua empresa pode subir o nível de partilha e cooperação entre os seus colaboradores, melhorando assim a gestão do conhecimento e consequentemente a competitividade e agilidade da organização.Com esta gestão documental poderá sempre consultar e visualizar os anexos de cada registo. Estes anexos podem ser em qualquer formato reconhecido pelo sistema operativo, nomeadamente imagens, faxes em formato digital, emails, filmes, documentos em formato Word, Excel, PDF, Html, etc.

Qualquer documento impresso pelo Software PHC, seja uma factura, uma proposta, ou um contrato, poderá ser colocado automaticamente num anexo do ControlDoc para posterior consulta do que foi efectivamente enviado. Assim não terá que guardar uma cópia em papel daquilo que foi enviado, excepto naturalmente por imperativos legais.Se estiver a consultar um determinado registo no Software PHC, por exemplo a ficha de um cliente ou de uma proposta, pode de imediato verificar se a mesma tem algum anexo documental e de imediato visualizá-los ou adicionar um novo anexo aquela ficha.Por outro lado, quando está a consultar o anexo, poderá apenas com uma tecla passar para o registo na base de dados a que ele está ligado.Todos os anexos ficam arquivados dentro da própria base de dados. Desta forma poderá com o sistema de seguranças do Microsoft SQL Server fazer backups dos dados, assegurando o acesso aos mesmos em caso de algum tipo de anomalia.